Archivage des e-mails

L’archivage des e-mails consiste à capturer, préserver et indexer tous vos e-mails entrants et sortants, ainsi que leurs pièces jointes et métadonnées afin de pouvoir y accéder ultérieurement. Il s’agit de créer une bibliothèque sécurisée et organisée de toutes vos communications par e-mail.

L’archivage des e-mails va au-delà du simple stockage des vieux e-mails dans un dossier. Il s’agit de conserver de manière sécurisée et à long terme des e-mails et des pièces jointes dans un référentiel central et infalsifiable. Ces archives sont généralement séparées de votre boîte de réception quotidienne, ce qui garantit leur légitimité juridique et empêche toute suppression accidentelle. 

En général, l’archivage des e-mails permet d’utiliser de puissantes fonctionnalités de recherche, qui permettent de localiser facilement des e-mails spécifiques par expéditeur, destinataire, date ou mots clés à des fins de découverte électronique, de conformité légale ou d’enquêtes internes. Le processus d’archivage est particulièrement crucial pour les entreprises œuvrant dans des secteurs réglementés où le respect des politiques de conservation des données est une obligation.

• L'archivage des e-mails permet de conserver et d'indexer en toute sécurité les e-mails entrants et sortants à des fins d'accès ultérieur, de conformité et juridiques.
• Les principaux avantages comprennent le respect des exigences réglementaires, la reprise après sinistre, une fonctionnalité de recherche améliorée et une meilleure gestion du stockage.
• Les bonnes pratiques en matière d'archivage des e-mails impliquent le respect des règles de conformité, la mise en œuvre de politiques de conservation, la garantie de la sécurité des données et la priorité accordée à l'expérience utilisateur.

Certaines personnes conservent leurs e-mails dans leur boîte de réception en supprimant ce qui est inutile et en ignorant le reste. Ces personnes passent à côté de ces avantages clés de l’archivage des e-mails :

• Conservation d’éléments à des fins de conformité et des fins juridiques : les e-mails peuvent constituer des preuves cruciales dans le cadre de litiges juridiques ou d’enquêtes réglementaires. L’archivage garantit qu’ils sont facilement disponibles en cas de besoin.
• Reprise après sinistre : en cas de panne de serveur ou de perte de données, l’archivage des e-mails constitue une sauvegarde fiable et empêche la perte définitive de données. Si les e-mails sont stockés dans un emplacement séparé via des services d’archivage dans le cloud, cela permet d’avoir une couche de sécurité supplémentaire pour les sauvegardes. 
• Fonctionnalité de recherche améliorée : vous pouvez utiliser des mots-clés ou des filtres pour rechercher facilement des e-mails archivés, ce qui permet de trouver des informations spécifiques plus rapidement qu’en fouillant dans les boîtes de réception.
• Espace de stockage sur le serveur : l’archivage des vieux e-mails permet de libérer un espace de stockage précieux sur vos serveurs de messagerie, ce qui améliore ses performances et son efficacité. (Cela peut varier en fonction de votre fournisseur de messagerie ou du fait que vous stockez vos e-mails localement ou dans le cloud). 
• Gestion des connaissances : les e-mails archivés peuvent constituer un précieux référentiel contenant les savoirs de l’entreprise et ses communications passées.

Lorsqu’il est effectué correctement, l’archivage des e-mails offre aux entreprises de nombreux avantages. Une stratégie d’archivage efficace optimise les flux de travail, garantit la conformité et peut contribuer à éviter les poursuites judiciaires. Tenez compte de ces bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de votre stratégie d’archivage. 

Réglementation de conformité

L’archivage des e-mails n’est pas qu’une question de commodité ; il est crucial pour la conformité juridique. La réglementation impose des périodes de conservation des données, qui varient souvent en fonction du secteur d’activité. Une politique de conservation des e-mails bien définie vous permet de conserver vos e-mails pendant la période requise.

Les cadres réglementaires tels que la loi américaine HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) et le règlement général sur la protection des données (RGPD) exigent des mesures de sécurité des données solides pour protéger les informations personnelles. Sécurisez votre système d’archivage des e-mails grâce au chiffrement et aux contrôles d’accès. Le besoin de conservation de preuves à des fins juridiques peut nécessiter la conservation de certains e-mails. Votre solution d’archivage permettra de les retrouver facilement pour répondre aux demandes d’e-Discovery, c’est-à-dire aux demandes formelles émanant des parties d’une affaire judiciaire sollicitant l’accès à des informations stockées électroniquement (ESI).

Enfin, conservez la documentation de vos politiques et procédures pour démontrer la conformité lors des audits. Il est également important de noter qu'un logiciel de protection des e-mails peut vous aider à gérer ces meilleures pratiques et à garantir que votre organisation respecte les réglementations tout en protégeant les informations sensibles.

Politiques de conservation

Les politiques de conservation déterminent la durée d’archivage des e-mails avant leur suppression. Cela est essentiel pour le respect de la législation et pour une gestion efficace des données. Une politique bien définie vous permet de respecter les réglementations du secteur concernant les périodes de conservation des e-mails et d’éviter ainsi des problèmes juridiques. Des pratiques de suppression clairement définies permettent également de libérer un espace de stockage précieux et de simplifier les recherches en éliminant les éléments non pertinents.

Lors de l’élaboration de votre politique, tenez compte des réglementations en vigueur, des besoins spécifiques de votre entreprise et de la classification des e-mails pour déterminer les périodes de conservation appropriées. Tenez également compte des besoins de préservation de preuves à des fins juridiques pour conserver les e-mails essentiels même après la date de suppression indiquée par la réglementation. 

Sécurité des données et chiffrement

L’archivage des e-mails est une arme à double tranchant. Bien qu’il présente de nombreux avantages, il introduit également la responsabilité de sécuriser les données sensibles. À cet égard, le chiffrement est un élément clé. Il brouille le contenu des e-mails, le rendant illisible sans clé de déchiffrement, préservant ainsi la confidentialité même en cas de violation de données.

Le chiffrement protège également contre les modifications non autorisées, garantissant ainsi l’intégrité des e-mails archivés. En outre, les règles de conformité exigent souvent des mesures de sécurité solides, et le chiffrement est une bonne pratique reconnue.

Pour renforcer la sécurité de vos archives de e-mails, mettez en place une sauvegarde et un chiffrement robustes pour les e-mails stockés et transférés. Restreignez l’accès grâce à l’authentification des utilisateurs et mettez en place des journaux d’audit pour effectuer un suivi des activités.

Enfin, mettez à jour votre logiciel d’archivage avec les derniers correctifs de sécurité pour corriger les vulnérabilités. Consultez notre article sur les 13 types de menaces par e-mail pour en savoir plus sur l’importance de la sécurisation des e-mails. 

Expérience utilisateur et performances

Des archives d’e-mails mal organisées peuvent nuire à la productivité. Les utilisateurs ont besoin d’un système fluide doté de fonctions de recherche rapide par mots-clés, filtres et dates pour retrouver les e-mails recherchés. Pour ne pas entraver les flux de travail, il est primordial de pouvoir retrouver les informations rapidement. Une interface intuitive et accessible avec des menus clairs permet de naviguer plus aisément dans les archives.

L’optimisation des performances va de pair avec l’expérience utilisateur. Une indexation correcte permet d’accélérer les recherches, tandis que la compression des données permet d’économiser de l’espace de stockage sans nuire à la vitesse de récupération. Un système évolutif garantit que les archives s’adaptent aux volumes croissants d’e-mails tout en restant performant. Recherchez un logiciel qui offre des fonctionnalités similaires à celles de votre boîte de réception, telles que des actions de glisser-déposer pour organiser les e-mails, des filtres de recherche familiers et un étiquetage clair pour les e-mails et les dossiers archivés.

En donnant la priorité à l’expérience utilisateur et aux performances, les entreprises peuvent transformer leurs archives d’e-mails en un outil précieux qui permet aux utilisateurs de trouver des informations rapidement et efficacement.

La plupart des plateformes de messagerie électronique vous permettent d’archiver les messages dans différents dossiers. Pourtant, vous ne savez peut-être pas comment archiver un e-mail. Vous trouverez ci-dessous les processus étape par étape pour l’archivage des e-mails sur deux des plateformes les plus populaires au monde, Microsoft Outlook et Gmail. 

Comment archiver des e-mails dans Outlook

Voici un guide rapide expliquant l’archivage des e-mails dans Outlook :

1. Localisez l’e-mail : accédez au dossier de la boîte de réception ou à tout autre dossier contenant l’e-mail que vous souhaitez archiver.
2. Sélectionnez l’e-mail : cliquez sur l’e-mail que vous souhaitez archiver. Vous pouvez également maintenir la touche Ctrl enfoncée (touche Cmd pour Mac) et cliquer sur plusieurs e-mails pour un archivage groupé.
3. Bouton Archiver : recherchez le bouton Archiver. Dans Outlook pour Windows, il se trouve généralement dans le groupe Supprimer du ruban. Vous pouvez également utiliser la touche Retour arrière comme raccourci pour archiver.
4. Dossier de destination (facultatif) : si vous vous demandez où vont les e-mails archivés dans Outlook, sachez qu’ils sont déplacés par défaut dans le dossier Archives.

Et voilà ! Les e-mails que vous avez sélectionnés seront déplacés vers le dossier Archives, ce qui les rendra facilement accessibles pour des besoins futurs, mais les supprimera de votre boîte de réception principale pour une meilleure visibilité.

Comment archiver des e-mails dans Gmail

L’archivage des e-mails dans Gmail ne nécessite que les deux étapes suivantes :

1. Sélectionnez les e-mails : dans votre boîte de réception Gmail, cochez la case en regard du ou des e-mails que vous souhaitez archiver.
2. Bouton Archiver : Localisez l’icône Archiver dans la barre d’outils en haut de votre boîte de réception. Elle ressemble à une boîte avec une flèche vers le bas.

Et voilà ! Les e-mails que vous avez sélectionnés seront retirés de votre boîte de réception et placés dans l’onglet libellé Tous les messages. Ils sont toujours accessibles mais n’encombreront pas votre vue principale.

Astuce : vous pouvez accéder à vos e-mails archivés à tout moment en cliquant sur l’onglet libellé Tous les messages dans le menu latéral gauche de Gmail.

La première étape pour choisir une solution d’archivage des e-mails consiste à réfléchir à ce que vous attendez de votre politique d’archivage des e-mails. Tout d’abord, comprenez comment l’archivage des e-mails peut vous aider à respecter vos exigences en matière de conformité. La solution que vous choisissez doit respecter les réglementations spécifiques à votre secteur en matière de conservation et de sécurité des données.

Ensuite, évaluez vos besoins et vos ressources. Examinez vos options de stockage (cloud, local ou hybride) en fonction de votre budget et de vos préférences de contrôle des données. La sécurité est primordiale, alors donnez la priorité à des fonctionnalités telles que le chiffrement, les contrôles d’accès et les pistes d’audit. 

L’expérience utilisateur compte également. Assurez-vous que la solution propose une interface conviviale, une recherche rapide et une récupération efficace pour assurer la productivité des utilisateurs. L’évolutivité et l’intégration sont importantes pour prendre en compte l’augmentation de votre volume d’e-mails. La compatibilité avec vos systèmes existants est également un atout supplémentaire.

En recherchant des fournisseurs, en comparant les caractéristiques et en profitant des essais ou des démonstrations proposés, vous pouvez trouver une solution d’archivage des e-mails qui réponde efficacement à vos besoins, protège vos données sensibles et donne plus de pouvoir à vos utilisateurs.

L’archivage des e-mails est un outil petit, mais indispensable dans votre panoplie d’outils de cybersécurité. Une bonne gestion des e-mails peut réduire le risque de menaces malveillantes et minimiser considérablement la surface d’attaque de votre entreprise.

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