E-Discovery

L'e-discovery, ou « découverte électronique », désigne le processus juridique au cours duquel les parties rassemblent et examinent les informations électroniques. L'objectif de l'e-discovery est de préserver les documents électroniques afin qu'ils puissent être utilisés comme preuves dans une affaire judiciaire. Si des éléments de preuve sont jugés essentiels à une affaire, l’e-discovery peut également impliquer un piratage ordonné par le tribunal ou approuvé par les autorités.

La procédure d'e-discovery est à la fois complexe et multicouche. Il ne s'agit pas d'une tâche unique. Il s'agit plutôt d'un ensemble d'étapes et d'actions qui visent à établir des preuves solides en vue d'un jugement. Les types d'informations électroniques qui peuvent être recueillis sont nombreux et peuvent notamment inclure les notes, les documents, les e-mails, les messages vocaux, les fichiers audio, les fichiers vidéo, les fichiers de base de données, etc.

• L'e-discovery, ou « découverte électronique », désigne le processus juridique au cours duquel les parties rassemblent et examinent les informations électroniques.
• Plusieurs affaires marquantes aux États-Unis ont créé un précédent sur ce qui constitue l’e-discovery, ce qui a incité à la création de l’Electronic Discovery Reference Model (EDRM), qui normalise le cadre de l’e-discovery.
• Une e-discovery adéquate peut offrir de nombreux avantages, tels que l'amélioration de l'efficacité des processus juridiques, la réduction des coûts des litiges et le renforcement des efforts de mise en conformité.

Ce processus est généralement lancé lorsque la perspective d'un litige semble probable. Dans une affaire judiciaire, les deux parties ont le droit d'examiner toute information électronique qu'elles jugent appropriée. Ce processus est relativement nouveau et a débuté à l'ère de l'information numérique. Avant l’e-discovery, les avocats s’appuyaient uniquement sur la découverte qu’ils pouvaient effectuer grâce à des documents et des supports physiques.

Le système juridique de chaque pays a ses propres règles en matière d'e-discovery Aux États-Unis, plusieurs affaires très médiatisées ont façonné les procédures de découverte électronique :

• Zubulake c. UBS Warburg : En 2002, Laura Zubulake, employée de la banque d'investissement UBS, a poursuivi la société pour discrimination fondée sur le genre. L'affaire, qui s'est déroulée entre 2003 et 2005, a donné lieu à une série d'arrêts novateurs concernant la production et la conservation de documents électroniques lors de la procédure de communication de pièces. Ces décisions ont établi des lignes directrices concernant les politiques de conservation des données et la gestion des informations électroniques en vue d'éventuelles procédures judiciaires.
• Victor Stanley, Inc. c. Creative Pipe, Inc. : cette affaire historique, qui portait sur la violation de droits d'auteur et la concurrence déloyale, a mis en évidence l'importance d'un audit préalable dans le processus d'e-discovery. Cela a souligné à quel point il est crucial pour les entreprises de mener des recherches approfondies et minutieuses pour trouver des documents, notamment en termes de protection des informations sensibles ou confidentielles.
• Qualcomm contre Broadcom : cette affaire, qui portait sur des plaintes pour violation de brevet déposées par Qualcomm à l'encontre de Broadcom, a mis en évidence la nécessité d'une transparence en matière d'e-discovery. Qualcomm n’a pas réussi à produire des e-mails essentiels au cours du litige, ce qui a incité les tribunaux à considérer l’importance des recherches numériques complètes et approfondies et ce que cela signifie pour les entreprises lorsqu’elles ne s'y conforment pas. Le tribunal a estimé que ce manquement était intentionnel et a iinfligé des sanctions sévères à Qualcomm et à son équipe juridique.

Le modèle de référence de découverte électronique (EDRM) est un diagramme qui présente le cadre de l'e-discovery. L'EDRM garantit la transparence et la profondeur de la gestion des données nécessaires à notre système juridique. D’une manière générale, il couvre les points suivants :

• Gouvernance de l'information (GI) : ce terme générique couvre les procédures et les politiques entourant la gestion des données, plus particulièrement leur conservation et leur collecte. Le modèle de référence de gouvernance de l'information (IGRM) est un ensemble de bonnes pratiques établies pour définir les normes du secteur en matière de gouvernance de l'information appropriée et de ses étapes. 
• Identification : pour comprendre la portée et la localisation potentielle des informations électroniques qui peuvent être pertinentes pour l'affaire, il faut non seulement déterminer où les données sont stockées, mais aussi évaluer leur pertinence potentielle par rapport aux questions juridiques en jeu. Il peut s'agir d'identifier les différents types de données, tels que les e-mails, les documents, le contenu des réseaux sociaux et les bases de données, ou de déterminer les dépositaires de ces informations.
• Conservation : pour préserver l'intégrité des preuves, il est essentiel de protéger ces informations afin qu'elles ne soient pas immédiatement détruites ou altérées. Ce processus comprend souvent l'émission d'avis de rétention légale pour s'assurer que les dépositaires sont conscients de leur obligation de conserver les données pertinentes et peut également impliquer la mise en œuvre de mesures techniques en pour empêcher la suppression accidentelle.
• Collecte : le processus de collecte de toutes ces informations doit être mené de manière à préserver l'intégrité et l'authenticité des données. Des techniques de collecte judiciaire sont souvent utilisées pour s’assurer que les données sont enregistrées sans être modifiées, et la documentation du processus de collecte est essentielle pour maintenir une chaîne de responsabilité claire. 
• Traitement : convertir les informations électroniques dans un format facilement consultable et éliminer les informations répétitives ou redondantes est essentiel pour un examen efficace. Cette étape consiste non seulement à dédupliquer les fichiers, mais aussi à appliquer des filtres pour exclure les données non pertinentes, ce qui permet de rationaliser le processus d'examen et de réduire le volume d'informations à analyser.
• Examen : l'examen détaillé des documents électroniques en ce qui concerne les requêtes de communication et la réactivité nécessite une approche systématique pour classer les documents en fonction de leur pertinence par rapport à l'affaire. Les équipes d'examen utilisent souvent des technologies avancées, telles que le codage prédictif ou l'apprentissage automatique, pour améliorer l'efficacité et la précision de l'identification des informations pertinentes.
• Analyse : les professionnels de l'e-discovery examinent chaque document individuellement pour s'assurer que seules les informations nécessaires à l'affaire sont présentées. Cela peut nécessiter une analyse contextuelle plus approfondie du contenu. Cela peut également inclure l’évaluation de l’impact potentiel des documents sur la stratégie de l’affaire et l’identification des lacunes dans les preuves.
• Production : la transmission des informations électroniques à leurs destinataires et sous des formes facilement lisibles nécessite une attention particulière aux détails afin de garantir la conformité avec les normes et les accords juridiques. Cela peut impliquer de produire des documents dans différents formats et les métadonnées qui les accompagnent, tout en expurgeant correctement les informations confidentielles.
• Présentation : la présentation des informations électroniques à d'autres personnes au cours des différentes étapes de l'affaire implique la préparation de documents qui transmettent clairement la pertinence et l'importance des preuves. Des techniques de présentation efficaces, y compris l'utilisation d'aides visuelles et de technologies, aident les juges, les jurys et les autres parties prenantes à mieux comprendre les éléments de preuve.

Les entreprises et les professionnels de l’e-discovery doivent être conscients des défis auxquels ils sont confrontés. Bien que l’e-discovery soit essentielle aux procédures judiciaires et aux questions réglementaires de tous types, elle est loin d’être un processus parfait. Voici trois des défis les plus importants qui lui sont lancés.

Manque de préparation à l'e-discovery

Le manque de préparation constitue un défi majeur en matière d'e-discovery. De nombreuses entreprises sous-estiment la complexité et le volume des données électroniques impliquées dans les affaires d’entreprise modernes.

Cette négligence peut mener à une collecte, un traitement et une planification inadéquats de l’examen des données. Une préparation insuffisante peut entraîner le non-respect des délais, l'oubli d'informations pertinentes ou la divulgation par inadvertance de documents confidentiels.

En outre, les équipes non préparées peuvent éprouver des difficultés à choisir les outils d'e-discovery appropriés (analyse de virus, indexation de fichiers ou logiciels de numérisation de documents) ou ne pas établir de protocoles clairs pour le traitement des données. Ce manque de préparation peut augmenter les coûts, retarder les procédures et potentiellement nuire à l'issue de l'affaire. Une bonne préparation est essentielle pour éviter les écueils de l’e-discovery de manière efficace.

De grandes quantités de données

Le volume considérable d'informations stockées électroniquement (64 zettaoctets dans le monde, soit l'équivalent d'environ 64 billions de gigaoctets) représente un défi de taille en matière d'e-discovery. La croissance exponentielle des données numériques complique le processus d'identification, de collecte et d'analyse des informations pertinentes.

De grandes quantités de données peuvent submerger les équipes, ce qui rend difficile l'examen et l'extraction efficaces des preuves pertinentes sans l'aide de professionnels de l'informatique chargés de l'e-discovery. La complexité des formats et des sources de données, y compris les e-mails, les réseaux sociaux et les applications de chat, ne fait qu'exacerber le défi.

La gestion et le traitement de ces grands volumes de données nécessitent des technologies avancées et une expertise spécialisée, entraînant souvent une augmentation des coûts et des contraintes de temps dans le processus d'e-discovery.

Évolution des lois relatives à la confidentialité des données

L'évolution des lois relatives à la confidentialité des données représente un défi de taille pour l'e-discovery. L'évolution rapide du paysage réglementaire, notamment des lois telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et le California Consumer Privacy Act (CCPA), rend complexes la gestion et l'accès aux données dans les différentes juridictions. Les équipes juridiques doivent évoluer dans une mosaïque de réglementations, assurer la conformité tout en menant une investigation électronique approfondie.

Ces lois accordent souvent aux individus un grand contrôle sur leurs données personnelles, limitant potentiellement l'accès aux informations pertinentes. En outre, les transferts transfrontaliers de données et les différentes exigences en matière de conservation compliquent encore le processus. Les entreprises doivent continuellement adapter leurs pratiques en matière d'e-discovery pour respecter les normes émergentes en matière de protection de la vie privée, en équilibrant les obligations légales et les mandats de protection des données.

Les plateformes logicielles d'e-discovery peuvent relever efficacement les défis évoqués plus haut. Les avocats et leurs équipes informatiques peuvent atténuer le manque de préparation grâce à des outils d'automatisation des flux de travail et de gestion de projet qui guident systématiquement les équipes juridiques pendant le processus d'e-discovery. En outre, ils peuvent gérer de gros volumes de données à l'aide de fonctionnalités de recherche avancées, de collecte de données et d'analyses basées sur l'IA pour identifier rapidement les informations pertinentes.

Ces plateformes intègrent souvent des fonctions de conformité, des politiques de conservation des données et des contrôles d'accès pour tenir compte de l'évolution des lois sur la protection de la vie privée. Ils peuvent également aider les entreprises à mettre en œuvre des protocoles cohérents dans toutes les juridictions. De plus, les solutions basées sur le cloud permettent des mises à jour faciles pour suivre l’évolution des réglementations.

Voici les autres avantages importants qu'une plateforme d'e-discovery peut apporter :

• Efficacité accrue : le logiciel d'e-discovery automatise de nombreuses tâches manuelles fastidieuses, réduisant ainsi de manière significative le temps nécessaire à l'identification, à la collecte et à la révision des informations électroniques. Les capacités de recherche avancées et les analyses alimentées par l'IA permettent aux équipes juridiques de trouver rapidement les documents pertinents.
• Réduction des coûts : ces plateformes peuvent réduire considérablement les coûts associés à l'examen des documents et aux services tiers en rationalisant le processus d'e-discovery.
• Précision accrue : les outils automatisés et les algorithmes d'IA améliorent la précision de l'examen des documents et réduisent les erreurs humaines. Cela permet d'obtenir des résultats plus complets et plus fiables que les processus manuels.
• Gestion centralisée des données : les plateformes d’e-discovery fournissent un référentiel unique pour tous les informations électroniques liés aux affaires, y compris les e-mails, les fichiers et les messages de chat. Cette centralisation simplifie la gestion des données et garantit la cohérence de l’ensemble du processus d'e-discovery.
• Amélioration de la conformité : les fonctions intégrées aident les entreprises à se conformer à l'évolution des lois relatives à la confidentialité des données et aux exigences réglementaires. Les politiques de conservation automatisées et les contrôles d'accès aident à maintenir la conformité dans les différentes juridictions.
• Évaluation précoce des affaires : les logiciels de d'e-discovery comprennent souvent des outils permettant d'évaluer les affaires à un stade précoce, aidant ainsi les équipes juridiques à évaluer rapidement la solidité d'une affaire et à développer des stratégies appropriées dès le début du processus contentieux.
• Meilleure collaboration : les plateformes d'e-discovery basées sur le cloud permettent une collaboration fluide entre les membres de l'équipe juridique, où qu'ils se trouvent. Cela facilite l’efficacité des flux de travail et de la prise de décision tout au long du processus d’e-discovery.
• Évolutivité : les solutions de d'e-discovery basées sur le cloud peuvent rapidement évoluer pour répondre à la croissance des volumes de données et à l'évolution des besoins de l'entreprise, garantissant ainsi l'efficacité de la plateforme en fonction de l'évolution des besoins en données.

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