Glossaire

Politique de conservation des e-mails

Qu'est-ce qu'une politique de conservation des e-mails ?

La politique de conservation des e-mails définit la durée de conservation des e-mails au sein d'une solution d'archivage, avant leur suppression. Elle est considérée comme un mécanisme de protection juridique, dans l'éventualité où une preuve de communication par e-mail serait exigée en vue d'un procès ou à des fins de mise en conformité avec les réglementations gouvernementales. La politique de conservation des e-mails doit s'appliquer à tous les e-mails envoyés et reçus par l'entreprise et intégrer des critères tels que la durée de conservation et la méthode de suppression des e-mails archivés.

La politique de conservation des e-mails doit notamment s'accompagner d'une automatisation de l'archivage et de la suppression de chaque e-mail, afin que les communications soient effacées du système de manière cohérente et sans intervention manuelle. L'entreprise est ainsi protégée de toute erreur humaine et les risques de violation des lois et réglementations applicables sont réduits.

Quelques conseils pour une politique de conservation efficace

Toutes les entreprises sont différentes, mais voici quelques facteurs clés à prendre en considération lors de la définition d'une politique de conservation des e-mails :

  • Conformité réglementaire : de nombreuses entreprises doivent se conformer à des réglementations gouvernementales, qui leur imposent notamment d'être en mesure de présenter leurs e-mails en prévision d'une éventuelle enquête voire d'un audit.
  • Recherches juridiques : aux États-Unis, l'« e-discovery » désigne un processus judiciaire intégré au procès. Pendant cette procédure de recherche des preuves, les avocats des parties ont la possibilité de solliciter toute information liée à l'affaire ou susceptible de conduire à la découverte de renseignements clés en lien avec celle-ci. Toutes les parties impliquées dans un procès doivent fournir toute preuve pertinente au cours de cette phase de recherche préliminaire.
  • Gestion des connaissances : la politique de conservation des e-mails garantit aussi la bonne conservation des documents relatifs aux salariés, tels que les informations personnelles, les statistiques financières, les renseignements sur les salaires, les évaluations des performances, les audits internes, etc.
  • Obligation de conservation : même avec une bonne politique de conservation des e-mails en place, la suppression automatique de certains e-mails archivés peut poser problème. La mise en suspens des e-mails les plus importants garantit que ces derniers pourront être transmis aux instances applicables lors de la phase de recherche des preuves.
  • Politique de conservation écrite : une politique écrite et formelle sera synonyme de gains de temps et d'économies en cas d'audit. En effet, vous pourrez vous en servir pour orienter le processus d'investigation en cas de procédure judiciaire.
  • Durée de conservation : des politiques de conservation à long terme des e-mails augmentent les risques de vulnérabilité ou d'exposition des informations sensibles. Par ailleurs, elles sont aussi synonymes d'une probabilité d'examen juridique accrue. À l'inverse, les politiques de conservation à court terme peuvent nuire à la productivité, notamment pour les salariés et les cadres qui exercent depuis longtemps au sein de l'entreprise et qui s'appuient sur d'anciennes chaînes d'e-mails pour se remémorer des décisions passées. En outre, les politiques de conservation à court terme sont susceptibles d'aller à l'encontre de réglementations gouvernementales ou sectorielles, qui exigent la conservation de certains types d'informations pendant une période donnée.

Pourquoi la politique de conservation des e-mails est-elle importante ?

Les e-mails sont aujourd'hui sont devenus omniprésents dans le monde du travail. Les entreprises commencent donc à imposer des politiques de conservation bien définies afin de se protéger en cas d'enquête, mais aussi de garantir leur productivité. Les possibles pénalités financières encourues en cas de mauvais catalogage ou archivage des e-mails peuvent avoir un impact à long terme sur les sociétés. La mise en place d'une politique de conservation efficace s'avère donc indispensable.

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