Glossaire

Protection des e-mails

Qu'est-ce que la protection des e-mails ?

La protection des e-mails est un concept vaste qui réunit de multiples techniques au service d'un objectif global : sécuriser les communications numériques au sein des entreprises. Ces techniques englobent des mesures de sécurité traditionnelles, telles que la détection des logiciels espions, la protection des connexions et le chiffrement des e-mails, ainsi que la conservation des données, l'assurance e-discovery, les systèmes d'archivage des e-mails sur site ou sur le cloud, la reprise après sinistre et la sauvegarde.

Email Security

Une première étape dans la protection des e-mails consiste en un ensemble de méthodes qui visent à bloquer tout accès non autorisé ainsi que toute tentative de compromission des systèmes de sécurité des e-mails. Elle comprend les éléments suivants :

  • Sécurité des connexions : il existe un certain nombre de méthodes qui permettent de sécuriser l'accès aux comptes de messagerie, depuis la formation des employés aux bonnes pratiques en la matière jusqu'à la rotation des mots de passe par les administrateurs.
  • Filtrage anti-spam : un filtrage automatisé des messages peut permettre de lutter contre les e-mails malveillants et frauduleux avant même qu'ils n'atteignent les boîtes de réception de vos employés. En effet, les cybercriminels sont susceptibles d'utiliser ces méthodes de phishing afin de soutirer des informations sensibles auprès d'utilisateurs qui ne se doutent de rien en usurpant l'identité d'employés de l'entreprise ou encore en intégrant des liens en apparence légitime aux e-mails. Une technologie de filtrage anti-spam et de prévention automatisée du spear phishing peut vous aider à identifier les contenus suspects, puis à les placer en quarantaine afin que les administrateurs puissent en évaluer les risques.
  • Sécurité des utilisateurs : les outils de filtrage des e-mails ne peuvent intercepter les attaques qui contournent les filtres en contactant l'utilisateur sur son adresse e-mail personnelle, sa messagerie vocale ou par SMS. Plusieurs services de formation peuvent vous aider à former vos employés aux enjeux de la sécurité en stimulant un réseau et des intrusions par e-mail en apparence authentiques.
  • Chiffrement des e-mails : chiffrer les e-mails est essentiel pour protéger leur contenu contre tout accès non autorisé, que ceux-ci soient archivés ou simplement en train d'être lus.
  • Formation des employés : mettre en œuvre les bonnes technologies ne suffit pas. Les entreprises doivent aussi s'assurer que leurs employés sont formés aux bonnes pratiques de protection des données sensibles.

Sauvegarde et archivage des e-mails

Si l'adoption de certaines mesures de sécurité est essentielle pour protéger les e-mails, il faudra aussi faire preuve de prudence lors du processus d'archivage, qui garantit la longévité et l'intégrité des données sous-jacentes. Même lorsqu'ils ne risquent plus de faire l'objet d'une cyberattaque, vos e-mails doivent être stockés en toute sécurité et être récupérables à des fins juridiques et commerciales.

Conservation

Il existe bon nombre de raisons, métier comme organisationnelles, d'archiver ses communications par e-mail. Malgré leur nature informelle, les e-mails sont souvent perçus comme une documentation essentielle pour justifier certaines décisions, mais aussi comme une méthode d'archivage des informations pertinentes. C'est pourquoi il est important pour les employés de pouvoir effectuer, en toute simplicité, des recherches approfondies et complètes au sein de ces archives. Voici quelques techniques utilisées pour la conservation des e-mails :

  • Archivage des e-mails : l'archivage des e-mails consiste à conserver tous les e-mails envoyés et reçus par une personne tout en permettant d'effectuer des recherches parmi ceux-ci. Les solutions d'archivage des e-mails capturent l'ensemble du contenu des e-mails à partir de l'application de messagerie elle-même ou encore pendant leur acheminement. Ensuite, les messages sont généralement stockés sur un disque magnétique et indexés afin de simplifier toute recherche future.
  • Compression d'e-mails : processus qui consiste à réduire la taille d'un fichier d'e-mail (ainsi que de toutes les pièces jointes associées). Ce processus est souvent intégré au système d'archivage des e-mails. Associée à la déduplication, à des sauvegardes hors ligne ou sur le cloud et au stubbing des fichiers, la compression permet de réduire les coûts associés au stockage et à l'archivage des e-mails.
  • Politique de conservation des e-mails : dans de nombreux secteurs, les entreprises sont contraintes par diverses réglementations gouvernementales de conserver le contenu et les métadonnées de leurs e-mails, y compris les horodatages, les expéditeurs et d'autres informations relatives à la distribution. Les politiques de conservation des e-mails sont alors considérées comme un mécanisme de protection juridique, dans l'éventualité où une preuve de communication par e-mail serait exigée en vue d'un procès ou à des fins de conformité avec les réglementations gouvernementales. Une telle politique doit s'appliquer à tous les e-mails envoyés et reçus par l'entreprise et intégrer des critères tels que la durée de conservation et la méthode de suppression des e-mails archivés.
  • Reprise après sinistre : un plan de reprise après sinistre vise à assurer la continuité des fonctions essentielles d'une entreprise après un sinistre. Une perte de données, une corruption liée à une panne matérielle, une erreur humaine, un piratage ou encore un malware peuvent avoir un impact significatif sur l'activité de toute entreprise moderne. Un plan de sauvegarde des données et de restauration des informations s'avère donc essentiel. En effet, élaborer un plan exhaustif de reprise après sinistre peut aider les entreprises à lutter contre un fléau bien réel, pouvant se traduire par des pertes économiques, une interruption des opérations et une diminution de la crédibilité des marques.

En quoi la protection des e-mails est-elle importante ?

La protection des e-mails est un élément essentiel pour assurer la sécurité des données des entreprises actuelles. Les comptes des employés peuvent être piratés et les utilisateurs peuvent être piégés : il est donc impératif de mettre en place des stratégies pour éviter ces problèmes. Parallèlement à ces mesures de sécurité, il convient de conserver les e-mails à des fins juridiques, réglementaires et métier. Bien qu'en soi, le stockage des e-mails soit peu coûteux et que les e-mails puissent être rapidement analysés, rassemblés et interprétés, l'archivage numérique représente un défi, car les fichiers ne peuvent être archivés que dans les conditions prévues par le système d'archivage qui les abrite. Les techniques adéquates doivent être utilisées pour garantir un accès à long terme et sécurisé aux e-mails stockés.

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