Glossaire

Compression des e-mails

Qu'est-ce que la compression des e-mails ?

La compression d'e-mails consiste à réduire la taille d'un fichier d'e-mail (ainsi que de toutes les pièces jointes associées). Ce processus est souvent intégré au système d'archivage des e-mails.

Associée à la déduplication, à des sauvegardes hors ligne ou sur le cloud et au stubbing des fichiers, la compression permet de réduire les coûts associés au stockage et à l'archivage des e-mails. Que vous opériez sur le serveur de messagerie d'une petite entreprise ou sur un plus vaste réseau, l'enregistrement des échanges entre vos salariés devra passer par la compression afin d'éviter tous frais inutiles et de garantir la conformité aux normes d'e-discovery.

Les techniques de compression des e-mails

Voici quelques techniques utilisées pour la compression des e-mails :

  • Stockage mono-instance : permet de maximiser l'efficacité du stockage en éliminant les doublons du corps des messages et des pièces jointes. Plusieurs archives de boîte de réception partagent alors une même copie de l'e-mail ou de la pièce jointe afin d'éviter toute redondance.
  • Suppression du contenu HTML : de nombreux programmes de messagerie utilisent le langage HTML pour encoder et formater les messages écrits. Le formatage HTML se traduit ainsi par une taille de fichier nettement supérieure à celle du texte simple et le message lui-même est dupliqué, ce qui favorise la redondance. La suppression du contenu HTML permet de stocker les e-mails sous forme de texte brut au lieu d'utiliser le contenu HTML d'origine.
  • Alias des pièces jointes : les fichiers Office et image lourds joints aux e-mails sont souvent à l'origine d'une forte augmentation des taux de stockage des e-mails. Si ces pièces jointes sont envoyées à de très nombreux destinataires, des goulots d'étranglement peuvent apparaître au niveau de la bande passante et réduire considérablement la vitesse de l'infrastructure de messagerie de l'entreprise. L'automatisation peut alors permettre de supprimer les pièces jointes volumineuses et de les archiver indépendamment des e-mails. La taille des boîtes de réception est ainsi réduite et les index des bases de données sont en mesure d'exclure de grandes quantités de données, ce qui est synonyme de délais de requête réduits et d'une hausse de la productivité. Enfin, cette méthode permet aussi de minimiser l'utilisation du stockage dans l'éventualité où plusieurs utilisateurs recevraient des pièces jointes identiques.
  • Compression de données sans perte : les e-mails peuvent également être compressés à l'aide de techniques de compression standard. Ainsi, une archive de boîte de réception peut être stockée au format .zip ou dans un autre format similaire. Autre exemple, Microsoft Exchange utilise des fichiers .pst (un format propriétaire) pour compresser et archiver les boîtes de réception de ses utilisateurs.

Dans quelle mesure la compression des e-mails est-elle importante ?

La compression des e-mails est une alternative économique au stockage transactionnel, lequel nécessite des investissements additionnels au fil du temps. En réduisant les frais liés au stockage des e-mails, les entreprises peuvent améliorer leur productivité et réduire les ressources humaines allouées à la gestion des serveurs de messagerie, mais aussi optimiser leur mise en conformité avec les exigences légales de conservation des e-mails.

En savoir plus sur la compression des e-mails

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